Vous êtes certificateur, ou vous êtes en train de le devenir, et une question vous taraude : comment allez-vous gérer concrètement le quotidien de votre certification sans y passer vos nuits ? Accrochage SI-CPF, jurys, parchemins, suivi des partenaires habilités, enquêtes d’insertion… La liste des obligations est longue, et un simple tableur ne suffit clairement plus ! Bonne nouvelle : des outils spécialement pensés pour les certificateurs existent, et nous allons vous présenter les 3 principaux du marché français…
Pourquoi un certificateur ne peut plus se passer d’un outil dédié ?
Devenir organisme certificateur, ce n’est pas juste obtenir l’enregistrement d’une certification au RNCP ou au RS. C’est aussi tout un quotidien à piloter :
- Sélectionner et habiliter des organismes de formation partenaires ;
- Organiser des sessions de jury ;
- Éditer et transmettre les parchemins ;
- Réaliser l’accrochage auprès de la caisse des dépôts ;
- Suivre l’insertion professionnelle de vos certifiés…
Sans compter la veille permanente sur les évolutions réglementaires… qui ne cessent jamais !
Sans un outil adapté, chacune de ces missions devient vite chronophage, source d’erreurs, et franchement épuisante.
Dans ce sens, plusieurs solutions françaises se sont positionnées spécifiquement sur ce besoin : Procertif, Digiforma Certif, et CertiPlace.
Voyons ce que chacune propose concrètement.
Procertif : la solution modulaire et flexible
Lancé en 2022, Procertif est un acteur relativement récent du secteur, mais qui a su se faire une place.
Sa particularité ? Il s’adresse à la fois aux organismes de formation, aux certificateurs et aux entreprises, avec une approche de fonctionnalités à la carte.
Concrètement, Procertif permet de dématérialiser l’ensemble du processus :
- Signature électronique ;
- Gestion des jurys avec saisie des décisions ;
- Génération automatique des procès-verbaux ;
- Accrochage certificateur vers la Caisse des Dépôts ;
- Suivi de l’insertion professionnelle directement intégré au parcours.
La plateforme mise aussi beaucoup sur la valorisation des certifiés via le partage de parchemins numériques sécurisés par blockchain sur les réseaux sociaux, un vrai plus pour la visibilité de votre certification.
Son gros avantage, c’est cette logique d’ajout de fonctionnalités à la carte : les petites structures ou celles qui délivrent des micro-certifications peuvent ainsi éviter de payer pour des fonctionnalités dont elles n’ont pas besoin.
En revanche, plusieurs retours d’utilisateurs pointent une brique « gestion des partenaires » qui peut manquer de profondeur pour les certificateurs qui pilotent un réseau important d’organismes habilités. Si votre activité de certification repose surtout sur un large réseau de partenaires à animer au quotidien, gardez ce point en tête.
Voilà pour Procertif.
Passons maintenant à un autre acteur bien connu du secteur, qui mise sur une approche un peu différente.
Cliquez ici pour en savoir plus sur Procertif
Digiforma Certif : l’outil structurant pour les certificateurs RNCP et RS
Anciennement connu sous le nom de myCertif, Digiforma Certif a rejoint le groupe Digiforma et s’est imposé comme une référence pour les certificateurs gérant des titres RNCP et RS.
L’outil couvre l’ensemble du parcours de certification du point de vue du certificateur :
- Gestion des candidatures ;
- Habilitation et contrôle des organismes de formation partenaires ;
- Organisation des jurys d’évaluation avec signature électronique des procès-verbaux ;
- Génération des parchemins ;
- Accrochage certificateur facilité grâce à un outil gratuit de génération de fichiers XML.
Ce qui distingue vraiment Digiforma Certif, c’est sa communauté OC Connect, qui réunit les professionnels de la certification pour échanger sur les bonnes pratiques et faire de la veille réglementaire ensemble. Un vrai plus quand on sait à quel point ce métier évolue vite !
La plateforme propose également un système de contrôle de la conformité Qualiopi de vos partenaires habilités, avec une alerte automatique en cas de perte d’agrément, ce qui sécurise vraiment votre réseau.
Le bémol relevé par certains utilisateurs ? Une expérience candidat un peu moins centrale que chez d’autres solutions, même si l’outil gère bien l’ensemble du processus côté certificateur, de la candidature jusqu’à la délivrance du titre. Si votre priorité est justement de proposer un parcours fluide et autonome à vos candidats, ce point mérite d’être creusé lors d’une démo.
Et maintenant, le moment que vous attendiez : la solution que nous avons personnellement choisie chez Up&Co’m, et que nous utilisons au quotidien pour nos propres certifications !
Cliquez ici pour en savoir plus sur Digiforma Certif
CertiPlace : notre choix au quotidien chez Up&Co’m
Anciennement la partie certificateur de Wedof, CertiPlace a été conçu pour le quotidien des certificateurs. Et ça change tout !
L’outil a clairement été pensé pour répondre point par point aux contraintes réelles du métier, pas seulement aux exigences réglementaires sur le papier.
Concrètement, qu’est-ce que CertiPlace permet de faire ? Il centralise sur un seul tableau de bord toute l’activité de certification RNCP et RS :
- L’historique complet de chaque candidat depuis l’inscription jusqu’à l’accrochage SI-CPF ;
- L’habilitation et l’audit du réseau de partenaires (et nous en gèrons plus de 290, donc oui, on parle en connaissance de cause !) ;
- La facturation ;
- L’organisation des sessions de jury ;
- L’édition des parchemins avec QR code de vérification
- Et même la surveillance automatique des pages web des partenaires : la moindre modification suspecte déclenche une alerte et un audit de conformité.
Côté accrochage, c’est sans doute le point qui nous a le plus convaincus : l’accrochage quotidien se fait sans aucune action manuelle de notre part, et sans fichier XML à gérer nous-mêmes. Un vrai gain de temps quand on sait combien cette étape peut être source d’erreurs et de stress chez beaucoup de certificateurs.
CertiPlace gère également les enquêtes d’insertion professionnelle de bout en bout, et propose un espace personnel pour chaque candidat, où ils peuvent suivre leur dossier et déposer leurs documents en toute autonomie.
Et puis il y a ce petit détail qui fait toute la différence au quotidien : l’interconnexion avec les autres outils marketing et bureautiques (CRM, emailing, paiement, téléphonie…), qui évite de jongler entre 15 applications différentes. Pour un certificateur qui gère plusieurs certifications en parallèle, cette centralisation est tout simplement précieuse !
Cliquez ici pour en savoir plus sur CertiPlace
Comment choisir l’outil CRM pour gérer des certifications ?
Alors, lequel choisir pour votre propre structure ? Tout dépend de 3 critères qui doivent guider votre réflexion. D’abord, la taille et la complexité de votre réseau de partenaires : si vous pilotez plusieurs dizaines, voire centaines d’organismes habilités, vous aurez besoin d’une gestion de partenaires robuste, avec audit et suivi automatisé.
Ensuite, votre besoin en accompagnement et en communauté professionnelle : certains certificateurs apprécient particulièrement de pouvoir échanger avec leurs pairs sur les évolutions réglementaires. Enfin, votre volonté d’intégrer l’outil dans un écosystème plus large d’applications métier, marketing ou comptables que vous utilisez déjà au quotidien.
Notre conseil ? Demandez systématiquement une démo avant de vous engager, comparez les retours d’autres certificateurs sur Trustpilot ou LinkedIn, et n’hésitez pas à challenger chaque éditeur sur vos cas d’usage les plus complexes. Chez Up&Co’m, notre expérience quotidienne avec CertiPlace nous a convaincus que c’est aujourd’hui la solution la plus aboutie pour gérer sereinement une activité de certification professionnelle… mais à vous de faire votre propre choix selon vos besoins !
